זה קורה כמעט בכל שיחת תקציב. את יושבת מול המנכ"ל או סמנכ"ל הכספים עם תוכנית עבודה שאת יודעת שהארגון צריך. הוא מסתכל על המספרים ושואל: כמה זה עולה?
את אומרת את הסכום, ואז מגיעה השאלה האמיתית: ומה נקבל מזה?
ברגע הזה הרבה מנהלות משאבי אנוש מתחילות לדבר על חוויית עובד, על חיבור לארגון ועל אווירה טובה יותר. אלה דברים חשובים, אבל מבחינת הנהלה בכירה אלה מושגים שקשה למדוד. וכשקשה למדוד, קשה לאשר.
לכן לא מעט ארגונים מתלבטים האם להשקיע בהרצאות לארגונים וחברות, בסדנאות לעובדים או בתהליכי פיתוח מנהלים. בלי מסגרת עסקית ברורה, פעילויות כאלה עלולות להיתפס כהוצאה ולא כהשקעה.
זה נכון במיוחד בארגונים שבהם תקציב הלמידה מוגבל ונדרש לבחור בצורה מדויקת איפה להשקיע. הרחבנו על כך גם במאמר איך לייצר אימפקט בהדרכות עובדים גם עם תקציב בינוני.
מי שרוצה להבין איך לבנות הדרכות עובדים שמייצרות שינוי אמיתי בארגון ולא רק פעילות חד פעמית, יכול להתחיל גם מהמדריך המקיף שלנו המדריך המלא להדרכות עובדים בארגון.
הבעיה עם המושג "מיומנויות רכות"
המונח הזה נשמע כאילו מדובר במשהו נעים, אבל לא הכרחי. משהו שאפשר לדחות אותו כשיש לחץ. אבל בשטח זה נראה אחרת לגמרי.
מה קורה כשמנהל לא יודע לתת משוב בצורה נכונה? העובדים שלו מאבדים מוטיבציה, טעויות לא מתוקנות בזמן, ואנשים טובים מתחילים לחפש מקום אחר.
כשעובד חזק עוזב, העלות לא מסתכמת רק בשכר שלו. יש גיוס, חפיפה, זמן של מנהלים ואובדן ידע שלא תמיד ניתן להחזיר.
זו לא שאלה רגשית, זו שאלה כלכלית. אם הדרכה אחת עוזרת למנהל לשמר עובד מרכזי אחד, היא כבר החזירה את עצמה. גם אם מדובר בפעילות שנראית לכאורה כמו עוד אחת מתוך הרצאות מעניינות לעובדים או סדנאות לעובדים, ההשפעה האמיתית שלה יכולה להיות עסקית לחלוטין.
למה הנהלות לפעמים סקפטיות לגבי הדרכות?
הרבה הנהלות כבר ראו פעילויות שלא שינו כלום. עובדים יצאו ליום שלם, חזרו עם חיוך, וביום ראשון חזרו לאותן טעויות.
לעיתים מדובר היה בהרצאה מרתקת לעובדים או בפעילות שנשמעה מבטיחה על הנייר, אבל בפועל לא הייתה מחוברת לאתגר אמיתי בארגון.
במצב כזה קשה להאשים את המנכ"ל בזהירות שלו.
לפעמים הבעיה היא לא בהדרכה עצמה, אלא בכך שהיא לא הייתה מחוברת לבעיה עסקית ברורה. מזמינים סדנת שירות כי יש תלונות מלקוחות, אבל אולי מקור התלונות הוא בתהליך איטי או במוצר לא יציב.
אם לא מזהים נכון את מקור הבעיה, גם הדרכה מצוינת לא תזיז את המדדים.
איך מדברים עם ההנהלה בשפה של מספרים?
כדי שהשיחה תשתנה, צריך להראות את הקשר הישיר בין התנהגות לביצועים.
ניקח דוגמה פשוטה:
יש בארגון עשרים מנהלים. כל אחד מהם מבזבז בממוצע שעה ביום על ישיבות לא ממוקדות או תקשורת לא יעילה.
זו לא הערכה מופרכת, רוב הארגונים מכירים את התופעה הזו.
עשרים שעות ביום.
מאה שעות בשבוע.
כארבע מאות שעות בחודש.
אם הדרכה מצליחה לצמצם אפילו חלק קטן מהזמן הזה, החיסכון המצטבר משמעותי.
כשמציגים את זה כך, השיחה הופכת עניינית ופחות רגשית. גם השקעה בפעילות כמו הרצאות לארגונים וחברות או סדנאות לעובדים מקבלת הקשר ברור של יעילות וחיסכון בזמן.
בארגונים גדולים האתגר הוא לא רק להראות את הערך אלא גם להעביר את התהליך דרך המערכת הארגונית. על זה כתבנו גם במאמר איך להזיז הדרכות בארגונים גדולים בלי להיתקע בבירוקרטיה.
דוגמה מהשטח: התקשורת שתקעה את ההשקה
חברת טכנולוגיה ישראלית עמדה לפני השקת מוצר חשוב.
המתח בין צוות הפיתוח לצוות השיווק היה גבוה, הדיונים הפכו לעימותים וההחלטות התעכבו. ההשקה נדחתה בשבועיים.
בשוק תחרותי, עיכוב כזה שווה כסף רב.
החברה ביקשה סדנת עבודת צוות. בשיחה התברר שהבעיה האמיתית הייתה חוסר יכולת לנהל מחלוקות מקצועיות בלחץ.
במקום יום גיבוש או סדרת הרצאות מעניינות לעובדים, נבנתה סדנה ממוקדת על ניהול קונפליקטים בתוך ישיבות.
ההשקה הבאה עברה חלק יותר. העלות של ההדרכה הייתה שולית ביחס למחיר העיכוב הקודם.
5 צעדים להצגת החזר השקעה (ROI) בהדרכות
הנה כמה עקרונות פשוטים שיכולים לעזור לכם להציג את הערך הכלכלי של ההדרכה:
חשבו את מחיר הבעיה
שאלו מה המחיר של המצב הקיים. כמה כסף, זמן או לקוחות הארגון מפסיד בגלל הבעיה.
השתמשו בנתונים מדידים
הישענו על נתונים קיימים כמו שיעור עזיבה, ימי מחלה, עמידה ביעדים וזמני תגובה.
הציגו את עלות הזמן
חשבו את עלות הזמן האבוד. שעה של עובד מחוץ לעמדה בגלל תקשורת לקויה היא עלות ממשית.
הגדירו יעד ספציפי
הגדירו מראש מה אמור להשתנות. לא "אווירה טובה יותר", אלא פעולה ברורה שניתן לראות בשטח.
בצעו מעקב
בדקו מה קרה חודש אחרי. בלי בדיקה, אין דרך לדעת אם הייתה השפעה.
שאלות מקצועיות שכדאי לשאול ספק הדרכה
כדי להבטיח שהתוכן ישרת את מטרות הארגון, שאלו את הספק:
- איך ההדרכה תשפיע בפועל על הביצועים?
- אילו נתונים מארגונים דומים אפשר לראות?
- מה הכלי המרכזי שהמשתתפים יוכלו ליישם מיד?
- איך מודדים הצלחה?
- ומה קורה אחרי שהמפגש מסתיים?
תשובות ברורות לשאלות האלו יוצרות ביטחון אמיתי, בין אם מדובר בהרצאות לארגונים וחברות, בסדנאות לעובדים או בתהליך הדרכה רחב יותר.
סיכום: להפוך מהוצאה להשקעה אסטרטגית
העובדים היום נמצאים בעומס מתמשך של חוסר ודאות, לחצים כלכליים וביטחוניים ועומסים תפעוליים. במצב כזה, למידה איננה מותרות. היא דרך לשמור על יציבות תפקודית בתוך סביבה משתנה.
אבל כדי שההשקעה הזו תהיה מוצדקת, היא צריכה להיות מחוברת ליעדים ולמדדים.
מיומנויות ניהול ותקשורת אינן עניין תדמיתי. הן משפיעות ישירות על תפוקה, שימור עובדים ועמידה ביעדים.
בין אם מדובר בהרצאות לארגונים וחברות, בסדנאות לעובדים או בפעילות שמוצגת כהרצאה מרתקת לעובדים, הערך האמיתי נמדד במה שקורה אחרי.
כשהשיחה עם ההנהלה מתבססת על מספרים ולא על תחושות, המעמד של תחום משאבי האנוש משתנה. הוא כבר לא נתפס כהוצאה שיש להצדיק, אלא כהשקעה אסטרטגית שמייצרת ערך לארגון.
מתקשות להציג להנהלה את התשואה האמיתית של תוכנית ההדרכה?
בנקודת התוכן אנחנו עוזרים לארגונים לתרגם צרכים אנושיים לתוצאות עסקיות ברורות, ולהתאים הרצאות לארגונים וחברות או תהליכי למידה שמחוברים ליעדים העסקיים של הארגון.
עוד תכנים מקצועיים על הדרכות עובדים, סדנאות והרצאות לארגונים אפשר למצוא באתר נקודת התוכן.
צרו איתנו קשר לשיחת חשיבה קצרה, ונעזור לכם לבנות ולנמק את תוכנית ההדרכה הבאה שלכם כך שההנהלה תגיד כן.
מתן נקודת התוכן – תוכן מקדם התפתחות בארגונים
מאמרים נוספים בנושא הדרכות עובדים בארגון
(המאמר נכתב בלשון נקבה מטעמי נוחות, אך פונה ומיועד כמובן גם למנהלים גברים)