ארגונים רבים מחפשים היום הרצאות לארגונים וחברות או סדנאות לעובדים שייצרו שינוי אמיתי בהתנהלות הצוותים, אבל לא תמיד יודעים איך לבחור תוכן שבאמת עובד לאורך זמן.
בואי נדבר דוגרי. בארגונים של היום לא חסר ידע. חסר יישום.
בגלל זה קורה הדבר הכי מתסכל בעולם ההדרכה הארגונית: בחרת ספק מצוין, הסדנה הייתה טובה, המשוב בסוף היום היה מצוין, וכולם אמרו שהיה ממש מעניין. לפעמים זה אפילו מרגיש כמו הרצאה מרתקת לעובדים שמצליחה להחזיק את כולם קשובים לאורך כל המפגש.
ואז מגיע יום ראשון בבוקר, והכול חוזר לאותו סרט.
הישיבות עדיין נמרחות, העומס לא יורד, והתקשורת בין הצוותים לא באמת משתנה. אם התסריט הזה מוכר לך, את ממש לא לבד. חשוב להבין: זה לא קרה כי בחרת מרצה לא טוב. זה קרה כי רוב ההדרכות בארגונים, בין אם מדובר בהרצאות לארגונים וחברות או סדנאות לעובדים, עדיין בנויות כמו "אירוע" חד פעמי, ולא כמו תהליך של שינוי עבודה אמיתי.
במאמר הזה אנחנו עושים סדר פשוט ומעשי. ריכזנו עבורך את כללי הזהב שיעזרו לך לבחור, לבנות ולהטמיע הדרכה שמייצרת שינוי קטן, ברור, וכזה שבאמת נשאר בשטח לאורך זמן.
הכלל הראשון: לא מתחילים מסדנה, מתחילים מבעיה
רוב הארגונים מתחילים מהשאלה הלא נכונה: "איזה נושא נלמד השנה?". התשובות שמגיעות מהשטח (לרוב דרך סקרי צרכים) הן קבועות: ניהול זמן, תקשורת, חוסן, מנהיגות. אולם, הבעיה היא שהמילים האלה הן רק שם יפה לסימפטום.
אם את רוצה להבין לעומק למה סקרי צרכים בארגונים לפעמים מפספסים את הבעיה האמיתית, הרחבנו על זה במאמר למה סקרי צרכים בהדרכות עובדים כמעט תמיד מפספסים את הבעיה האמיתית.
העובדים מסמנים בסקר את מה שקל להם לזהות, אבל הם לא בהכרח יודעים לאבחן את שורש הבעיה. "ניהול זמן" זה הרבה פעמים עומס מערכתי שאין דרך אמיתית לעמוד בו. "תקשורת" זה למעשה חוסר יכולת לקבל החלטות או הגדרת אחריות לא ברורה בתוך הצוות. "חוסן" הוא לעיתים קרובות פשוט ניסיון לשרוד עבודה בתוך שחיקה מתמשכת.
סדנה טובה לא יכולה לתקן בעיה מערכתית שבורה. היא יכולה לתת כלים, אבל רק אם היא יושבת על בעיה אמיתית וברורה מראש.
אז מה כן עושים? במקום לשאול את המנהלים "מה תרצו ללמוד", שנו את השאלות:
מה הדבר שהכי תוקע אתכם בעבודה השבוע
באיזה שלב בדיוק התהליך נמרח
איפה יש טעויות שחוזרות על עצמן
מה מתפוצץ שוב ושוב בישיבות
שם, בתשובות לשאלות האלו, נמצאת נקודת ההתחלה האמיתית שלכם.
הכלל השני: למה הרצאות מעניינות לעובדים לא מספיקות לבדן
יש נטייה למדוד הדרכות לפי ה"שואו" בחדר. אבל האמת היא שסדנה נמדדת בדבר אחד בלבד: מה אנשים עושים אחרת אחריה.
הרבה ארגונים מחפשים הרצאות מעניינות לעובדים או רוצים להביא הרצאה מרתקת לעובדים שתשאיר רושם טוב בחדר. זה חשוב, אבל זה לא מספיק.
אם את מתלבטת איך לבחור נכון סדנאות לעובדים ולא רק לפי כותרת הנושא, כתבנו מדריך מפורט בנושא איך לבחור סדנאות לעובדים שמייצרות שינוי אמיתי בארגון.
הצלחה היא לא מה שהעובדים הרגישו בחדר, לא כמה הם נהנו מהכיבוד, ולא כמה המרצה היה כריזמטי ומצחיק. מנהלים בכירים ומנכ"לים רוצים לראות תוצאות ולתרגם מיומנויות רכות לכסף וחיסכון. אם חודש אחרי הסדנה אין שינוי בהתנהלות, בחיסכון בזמן או בייעול התקשורת, לא הייתה פה הדרכה. היה פה אירוע בידור.
זה אולי נשמע קצת כואב, אבל זה בעיקר משחרר. כי ברגע שמבינים את זה, קל הרבה יותר לקבל החלטות נכונות ולהציב דרישות ברורות לספק התוכן.
הכלל השלישי: לבחור פעולה אחת, לא "נושא"
כאן רוב ההדרכות וההכשרות נופלות. ארגונים נוטים להזמין יום שלם ועמוס בעשרה כלים שונים, שלושה מודלים אקדמיים ומלא תובנות פילוסופיות. התוצאה של עומס קוגניטיבי כזה היא שכלום לא מיושם.
הדרך שעובדת היא הפוכה לחלוטין. במקום "ללמוד נושא", בוחרים פעולה אחת בלבד. משהו ספציפי וקטן שאפשר ממש לראות בשטח כבר למחרת בבוקר.
דוגמאות לפעולות מדויקות:
- פתיחה של כל ישיבת צוות עם הגדרת תוצאה ברורה וחד משמעית
- ניהול שיחת משוב קצרה לעובד לפי מבנה קבוע מראש
- תעדוף משימות שבועי בצוות לפני שמתחילים לרוץ
- שימוש במשפט פתיחה חדש בשיחות מכירה או שירות לקוחות
כשיש פעולה אחת ברורה ומוגדרת, יש גם סיכוי אמיתי להטמעה.
הכלל הרביעי: אם הספק לא מאבחן, הוא מוכר לכם מוצר מדף
זהו המבחן הכי חשוב בבחירת מרצה או מנחה. בשיחת ההיכרות הראשונית עם ספק, את לא צריכה לראות את המצגת המעוצבת שלו. את צריכה לראות איך הוא חושב ואיך הוא מתמודד עם המציאות שלכם.
בעולם שבו יש היצע גדול של הרצאות לארגונים וחברות וגם לא מעט סדנאות לעובדים, ההבדל בין תוכן גנרי לבין תוכן שמייצר שינוי אמיתי מתחיל באבחון.
מרצה מקצוען יעבור בקלות את מבחן ה"מעבר לשקף", וידע לאלתר ולענות על שאלות אמיתיות מהיומיום של העובדים.
שימו לב ל-3 סימני אזהרה בולטים אצל ספקים:
- אפס שאלות
- חוסר גמישות
- ניתוק בין הדוגמאות למציאות הארגונית
הכלל החמישי: העובד הציני הוא מדד, לא בעיה
תופעה מוכרת בארגונים היא עובדים שמגיעים להדרכה ומרגישים כמו "תלמידים בבית ספר".
הרחבנו על הדינמיקה הזו ועל הדרך להתמודד איתה במאמר איך לרתום גם את העובד הכי ציני בחדר בסדנה ארגונית.
יש עובד שיושב עם ידיים שלובות ומבט ספקני. חשוב להבין: זה לא אומר שהוא נגד למידה. זה אומר שהוא כבר היה בהרבה סדנאות בעבר שלא נתנו לו כלום, וכעת הוא מגן על הזמן היקר שלו.
הדרך לרתום קהל סקפטי לא עוברת דרך אנרגיה מזויפת או משחקי הפעלה מביכים. היא עוברת דרך דבר אחד בלבד: רלוונטיות.
פתיחה טובה של הרצאה לעולם לא מתחילה במשפט "היום נדבר על". פתיחה מנצחת מתחילה בכאב אמיתי ומדויק מתוך היומיום של העובדים. כשהעובדים מרגישים שהמרצה מבין את המציאות שלהם, ההגנות יורדות והם הופכים לשותפים פעילים יותר.
הכלל השישי: המנהל הישיר הוא ההבדל בין שינוי לבין שכחה
כאן מסתתרת האמת הכי חדה על פיתוח ארגוני. הטמעה לא קורית במחלקת משאבי אנוש. היא קורית בתוך הצוותים עצמם.
אם המנהל הישיר של הצוות לא משתמש בשפה שנלמדה בהדרכה, הידע ימות. לעומת זאת, אם הוא מזכיר את הכלי הנלמד בישיבות השוטפות, הידע הזה יחיה וייטמע.
רוצה שההדרכה תישאר בארגון? בנו מנגנון קטן בתוך השגרה:
- שאלה אחת קבועה בישיבת צוות
- תזכורת קצרה אחת בשבוע
- דוגמה אחת של עובד שהשתמש בכלי
הרגלים קטנים חוזרים הם מה שמחזיקים שינוי לאורך זמן.
הכלל השביעי: גם בתקציב בינוני אפשר לייצר אימפקט
תקציב בינוני לא מחייב תוצאה בינונית. הוא פשוט מחייב מיקוד.
הטעות הקלאסית של ארגונים במצבי תקציב מוגבל היא גישת ה"קצת לכולם". מביאים הרצאה אחת שטחית ל-100 אנשים בזום כדי לסמן וי על פעילות הדרכה. בפועל, אירוע כזה כמעט ולא משנה התנהלות.
לעומת זאת, השקעה ממוקדת בקבוצה קטנה יכולה לייצר שינוי משמעותי הרבה יותר. שלושה מפגשים עמוקים עם שמונה מנהלי צוותים בלבד יכולים להשפיע על האופן שבו צוותים שלמים עובדים.
כשמנהלי צוותים משנים הרגלים, השינוי מחלחל גם לעובדים עצמם.
הכלל השמיני: בארגונים גדולים, ההדרכה היא ניהול סיכונים
בארגון גדול, תוכן טוב ואפיון מדויק הם רק חצי מהעבודה. החצי השני הוא להבין איך לגרום לפעילות לעבור דרך המערכת הארגונית.
מחלקות רכש, ייעוץ משפטי וכספים לא פועלות מתוך התנגדות לתוכן. הן פועלות מתוך אחריות לניהול סיכונים ותהליכים. לכן הדרך לקדם פעילות בארגון גדול היא לדבר גם בשפה העסקית.
במאמר נוסף הסברנו איך להציג הדרכות עובדים והדרכת מנהלים כהשקעה עסקית אמיתית ולא כהוצאה תקציבית: למה הדרכת מנהלים ותקשורת בארגון היא השקעה עסקית ולא הוצאה.
במקום להציג פעילות כעוד הרצאה לעובדים, כדאי למסגר אותה כפתרון לבעיה ארגונית אמיתית. למשל צמצום טעויות תפעוליות, שיפור תפקוד צוותים בתקופות עומס, או חיזוק יכולות ניהול בדרג הביניים.
כאשר הפעילות מוצגת בצורה הזאת, הרבה יותר קל לגייס תמיכה ולגרום לפרויקט להתקדם בתוך הארגון.
צ'ק ליסט: איך יודעים מראש אם זה הולך לעבוד
לפני שסוגרים פעילות, כדאי לשאול ארבע שאלות פשוטות:
- איזו פעולה אחת תשתנה מחר בבוקר
- מי המנהל שמוביל את היישום
- איזה מנגנון קטן ישמור על זה שבועיים אחרי
- איך נדע שזה באמת קורה בפועל
אם אין תשובות ברורות לשאלות האלה, כנראה שמדובר באירוע ולא בתהליך למידה.
סיכום
הדרכה טובה היא לעולם לא רק חוויה. היא קודם כל שינוי עבודה.
בין אם מדובר בהרצאות לארגונים וחברות, סדנאות לעובדים או פעילות פיתוח מקצועי אחרת, התהליך חייב להתחיל מאבחון של כאב אמיתי בשטח, להתמקד בפעולה אחת ברורה, ולהימדד במה שקורה ביום שאחרי.
ארגונים רבים מחפשים הרצאות מעניינות לעובדים או הרצאה מרתקת לעובדים שתייצר השראה. אבל השראה לבדה לא מספיקה. רק תוכן שמתחבר למציאות היומיומית של הצוותים מצליח להישאר לאורך זמן.
רוצות לבנות הדרכה בארגון שלא מסתיימת רק במחיאות כפיים? בנקודת התוכן אנחנו עוזרים לארגונים לאבחן את הצורך האמיתי שלהם, לבחור את המומחים והמרצים הנכונים ביותר מתוך מאגר מסונן, ולבנות מנגנון הטמעה פשוט שמחזיק שינוי אמיתי בשטח.
עוד תכנים מקצועיים על הדרכות עובדים, סדנאות והרצאות לארגונים אפשר למצוא באתר נקודת התוכן.
מוזמנות ליצור איתנו קשר לשיחת חשיבה מקצועית.
מתן
נקודת התוכן – תוכן מקדם התפתחות בארגונים
(המאמר נכתב בלשון נקבה מטעמי נוחות, אך פונה ומיועד כמובן גם למנהלים גברים)