השקעתם שעות בחיפוש אחר המרצה המושלם. עברתם על עשרות קורות חיים, צפיתם בסרטוני תדמית נוצצים, וסגרתם סדנה שנשמעה על הנייר בדיוק כמו מה שהארגון שלכם צריך. ביום הסדנה, המרצה מגיע, מפעיל את המצגת הקבועה שלו, ומתחיל לדבר. אבל משהו בחדר פשוט לא עובד. העובדים נראים מנותקים, הדוגמאות לא קשורות ליום יום שלהם, ותוך חצי שעה חלק ניכר מהמשתתפים כבר בודקים מיילים מתחת לשולחן או בוהים בטלפון הנייד.
התרחיש הזה קורה בארגונים מדי יום, והסיבה לו היא אחת: נפלתם למלכודת של "מוצר מדף".
בעידן שבו חברות מתמודדות עם שחיקה גוברת, עומס משימות ואתגרים ניהוליים מורכבים, הבאת תוכן גנרי של "העתק הדבק" שלא עבר התאמה ספציפית למידות הארגון ולאופי של העובדים, היא מתכון בטוח לכישלון ולבזבוז של תקציבי הדרכה יקרים.
כדי להבין איך בונים הדרכה שמחזיקה גם אחרי המפגש, אפשר לקרוא גם את המדריך המלא להדרכות עובדים בארגון.
מקרה בוחן מהשטח: כשהרצאה מצוינת פוגשת את הקהל הלא נכון
כדי להבין עד כמה התאמה אישית היא קריטית, ניקח לדוגמה מקרה אמיתי מהשטח. מנהלת משאבי אנוש בחברה גדולה החליטה להביא כוכב כדורגל לשעבר להרצאה בארגון. על פניו, מדובר בהרצאת יוקרה, ממותגת, שמועברת בדרך כלל בפני דרגים ניהוליים בכירים.
אלא שאותה מנהלת בחרה לשבץ את ההרצאה בפני קהל של עובדי מחסן. קהל שכלל בין היתר עולים חדשים ואוכלוסיות שטח שעולמם רחוק מאוד מעולמות הניהול של ההנהלה הבכירה. התוצאה הייתה חוסר חיבור מוחלט בחדר. המרצה דיבר בשפה אחת, והקהל חווה מציאות אחרת לגמרי.
זהו בדיוק המחיר של עבודה ללא אפיון קהל יעד מוקדם. גם התוכן האיכותי והיקר ביותר ייכשל אם הוא מוגש לקהל הלא נכון, בלי שהמרצה ידע מראש מול מי הוא עומד ויתאים את המסרים אליו.
הפער בין מה שהלקוח מבקש למה שהוא באמת צריך
מנהלות הדרכה ומשאבי אנוש הן הגשר הקריטי בין הצורך שעולה מהשטח לבין ספק התוכן. אבל כאן בדיוק נמדד ההבדל בין מחלקת משאבי אנוש טכנית לבין מחלקה מקצועית ואסטרטגית.
מנהלת הדרכה בכירה תיארה זאת בצורה מדויקת. כאשר מנהלת מחלקה מגיעה ומבקשת להזמין סדנה על תקשורת לראשי צוותים, מנהלת הדרכה פחות מנוסה תשאל מה התקציב ותרוץ לחפש ספק שעונה על ההגדרה. לעומת זאת, אשת מקצוע אמיתית תעצור ותשאל שאלה אחרת: איך הגעת למסקנה שזה מה שאתם צריכים. איזו בעיה אנחנו מנסים לפתור פה בכלל.
יועצים ארגוניים ומנחי סדנאות בכירים מסכימים עם הגישה הזו. הם מעידים לא פעם על מתח מובנה בין מה שהלקוח מבקש לבין הפתרון האמיתי שהארגון זקוק לו. מומחה תוכן מקצועי לא יסכים להישאר ברמה של "רושם הזמנות" שמספק סדנת מדף רק כי ביקשו ממנו, אלא יתעקש להציף את הפערים ולהציע את הפתרון הנכון ביותר לארגון.
זה מתחבר ישירות גם לשאלה למה בקשות שעולות מהשטח לא תמיד מספרות את כל הסיפור, כמו שכתבתי גם במאמר למה סקרי צרכים בהדרכות עובדים כמעט תמיד מפספסים את הבעיה האמיתית.
תסמונת העומס: למה שהעובדים שלכם בכלל יקשיבו
כדי להבין למה התאמה אישית של התוכן היא לא בונוס אלא חובה, צריך להיכנס לראש של העובד או המנהל שנכנס לחדר.
ברוב המקרים, המשתתפים הם קהל שבוי. הם לא קנו כרטיס להרצאה מרצונם החופשי, אלא ההנהלה החליטה עבורם שהם צריכים להיות שם. הם נכנסים לחדר עם התנגדות טבעית, כשהראש שלהם עמוס באתגרי היום יום. יש משימות פתוחות, מיילים שמחכים, ישיבה הבאה שמתחילה עוד שעה, ולפעמים גם עומס אישי שמלווה אותם לתוך המפגש.
כאשר משתתף כזה מקבל תוכן כללי, תיאורטי וסיסמאות באוויר, הוא נסגר. הדרך היחידה לרתום קהל כזה היא להוכיח לו כבר בדקות הראשונות שההרצאה או הסדנה מביאות לו ערך ספציפי, מדברות את השפה שלו, ופותרות לו בעיות אמיתיות בשטח.
אחרי שמבינים את הצורך האמיתי, השלב הבא הוא לבחור גם את סוג הפעילות הנכון, ועל זה כתבתי כאן: איך לבחור סדנאות לעובדים שמייצרות שינוי אמיתי בארגון.
החשיבות של שאלון מיפוי צרכים
איך נראה זלזול של מרצה בארגון. ניקח דוגמה נוספת מהשטח שחרוטה היטב בזיכרון של לא מעט מנהלות משאבי אנוש. מרצה שהוזמן להעביר הדרכה בחברת תקשורת גדולה הגיע עם הרצאה מוכנה מראש, והעביר את כולה מתוך הנחה שהחברה מוכרת רק טלפונים סלולריים. הוא כלל לא טרח לעשות בדיקה בסיסית כדי לגלות שלחברה יש גם חטיבת טלוויזיה ענפה.
עבור העובדים בחדר, זו הייתה עדות לחוסר מקצועיות ולניתוק מוחלט מהמציאות שלהם. עבור מנהלת משאבי האנוש, זו הייתה אכזבה מקצועית שהייתה יכולה להימנע בקלות.
כדי להימנע ממצבים כאלה, ארגונים צריכים לדרוש מהספקים לעבוד עם שאלון מיפוי צרכים מקדים. השאלון הזה נועד לתאם ציפיות, להבין מי הקהל, לדייק את הדוגמאות, ולוודא שהמרצה מתאים את עצמו לחברה, ולא דורש מהחברה להתאים את עצמה למצגת הכללית שלו.
המקצוענים האמיתיים לא פוחדים להציב גבולות
איך תדעו שיושב מולכם מומחה תוכן אמיתי ולא מישהו שרק רוצה לסגור עסקה.
איש מקצוע אמיתי לא יגיד כן על כל בקשה.
לעיתים קרובות ארגונים רוצים לקבל הכול במסגרת זמן ותקציב מוגבלים. הם מבקשים סדנה עמוקה, פעילה ומשתפת עבור עשרות משתתפים, שתיכנס לתוך שעה או שעתיים. מרצה מתחיל עשוי להסכים מתוך רצון לרצות. איש מקצוע מנוסה יעצור ויסביר מה באמת אפשרי ומה לא.
הוא יבין שכדי לייצר ערך, לא מספיק רק לדבר יפה. צריך גם לשמור על עקרונות מקצועיים. לפעמים זה אומר להמליץ על פורמט אחר. לפעמים זה אומר לצמצם קהל. ולפעמים זה אומר לומר ביושר שהבקשה כפי שהיא מנוסחת כרגע לא תייצר את התוצאה שהארגון רוצה.
דווקא היכולת להציב גבולות היא אחד הסימנים הברורים לכך שמולכם עומד ספק רציני.
אפיון צרכים הוא לא שלב טכני. הוא הבסיס לבחירה נכונה
הרבה ארגונים מתייחסים לאפיון כאל שלב מקדים קטן בדרך לבחירת הספק. בפועל, זה השלב שקובע כמעט הכול.
הוא משפיע על סוג הפעילות.
הוא משפיע על בחירת המרצה או המנחה.
הוא משפיע על רמת החיבור של הקהל.
והוא משפיע על הסיכוי שהפעילות תשאיר חותם אמיתי ולא תישאר עוד אירוע חולף.
אם אתם רוצים להתחיל בדיוק מהשלב הזה, אפשר לקרוא גם את עמוד הפתרון שלנו על אפיון צרכים להדרכה בארגון.
השורה התחתונה: אל תתפשרו על פחות מהתאמה אמיתית
סדנה בארגון היא השקעה גדולה. לא רק בכסף, אלא גם בזמן, בקשב ובאמון של העובדים והמנהלים.
כשהתוכן לא מותאם, המחיר הוא הרבה מעבר לתקציב ששולם. הארגון מאבד זמן. העובדים מאבדים סבלנות. ומחלקת ההדרכה או משאבי האנוש נשארת עם פעילות שנשמעה נכון על הנייר, אבל לא עשתה את מה שהייתה אמורה לעשות.
הגיע הזמן לשים סוף לעידן מוצרי המדף.
במקום לבחור תוכן לפי כותרת, לפי מצגת, או לפי מה שנשמע מרשים בשיחת המכירה, שווה להתחיל ממקום אחר. להבין מה באמת נדרש, מה נכון לקהל, ואיזה סוג פעילות יכול לשרת את הארגון בצורה הטובה ביותר.
אם תרצו לבחור את הפעילות הבאה שלכם בצורה מדויקת יותר, אפשר להשאיר פרטים כאן, ונחזור אליכם לשיחת חשיבה קצרה.